Hoy vamos a hablar sobre una serie de conceptos o términos que se utilizan mucho en el ámbito de de la contabilidad y la facturación de las empresas y los negocios. Vamos a explicar y diferenciar lo que son las facturas, suplidos, abonos, facturas rectificativas y refacturas.
Contenidos del artículo
Diferencias entre factura, suplido, abono, factura rectificativa y refactura
Albarán
¿Qué es un albarán?
Un albarán es un documento de entrega que contiene datos de mercancías, productos o prestación de servicios que posteriormente se reflejarán en una factura. Es importante destacar que solo sirve como justificante de una transacción y que en ningún caso sustituye a una factura.
¿Para qué se usa?
El justificante lo realiza el emisor para que cuando el receptor reciba la mercancía lo devuelva firmado y así se da por entendido que estaba correcto. Después se procede a enviar factura de dicho albarán.
¿Qué debe contener un albarán?
- Número de albarán y fecha de emisión.
- Datos del cliente.
- Datos del vendedor.
- Productos.
- Firma del receptor
Factura
¿Qué es una factura?
Es un documento que refleja la compraventa de bienes o prestación de servicios. Acredita que se ha llevado a cabo dicha transacción tanto para el profesional que emite la factura como para el que la recibe.
En la factura se debe detallar toda la operación comercial con los datos del cliente, descripción, numero de factura, fecha, base imponible, impuestos, etc.
¿Para qué sirve la factura?
Su función principal es ser la prueba física de una operación comercial llevada a cabo entre ambas partes por eso tiene validez legal y fiscal.
¿Cómo es una factura?
Suplido
¿Qué es un suplido?
Es un gasto que pagas en nombre de tu cliente para poder desarrollar tu actividad. Debe cumplir tres requisitos para que ese gasto sea considerado un suplido:
- Realizar el gasto por cuenta del cliente y como tal, la factura llevará el nombre del cliente final.
- Pagar el importe y poder justificarlo mediante la factura para que el cliente se lo pueda desgravar.
- Que pongamos en conocimiento del cliente los gastos de dichos suplidos necesarios para el trámite por el que nos ha contratado.
No se debe aplicar IVA ni IRPF sobre los gastos de suplidos ya que no es un gasto deducible ni un ingreso computable para ti, sino que es el cliente el que debe de hacerse cargo del importe.
Si lo incluyes dentro de un documento “factura” no debe aparecer junto a los servicios prestados, sino por separado, en una línea a parte.
Abono
¿Qué es un abono?
Se trata de un tipo de factura rectificativa que se utiliza cuando se hace una devolución de mercancías o un rappel en volumen de operaciones o por pronto pago. Con este tipo de operaciones podemos evitar la cancelación de las facturas emitidas. El importe corregido debe de aparecer en negativo ya que hay que hacer una devolución.
Hay más casos en los que se deben dar este tipo de abonos:
- Por equivocación en el precio.
- Que no tenga tipo de IVA correspondiente.
- Incumplir algún requisito de la normativa vigente.
- Recuperar el IVA de una factura no cobrada.
Factura rectificativa
¿Qué es una factura rectificativa?
Es una factura que se emite para corregir, modificar o ampliar datos que contiene una factura original. Deben de tener su propia numeración, pero mencionando explícitamente la factura original a la que hace referencia.
¿Motivos para emitir una factura rectificativa?
- Error en alguno de los datos profesionales.
- Fallo al calcular los importes expuestos
- Falta de información relevante en el documento.
- Tipo de IVA o cuota mal calculada.
Requisitos
Para que tenga validez debe de contener unos elementos específicos:
- Que quede claro que es una factura rectificativa.
- Breve descripción del motivo de rectificación.
- Hacer referencia a la factura que se rectifica.
- Fecha de emisión.
- Datos del cliente y del emisor.
- Descripción de los productos o servicios.
- Tipo impositivo y cuota tributaria.
- Importe.
Refactura
¿Qué es una refactura?
Se trata de una factura que se hace con el objetivo de ceder un gasto que está a nuestro nombre a un tercero.
A la hora de hacer una refactura se debe coger la base imponible de la factura que queremos refacturar y a esta base le debemos aplicar los impuestos que nos afecten.
Esperamos haber aclarado qué son estos documentos contables y las diferencias que hay entre ellos.